A boríték elôoldalán, általában a jobb alsó sarokban fóliával takart ablak található, így látható válik a levélre írt címzés.
Különféle dolgok vagy tények többnyire numerikus vagy alfanumerikus megadása. Adatfeldolgozáskor adat mindaz, amit az adatfeldolgozó berendezés számára felismerhető módon tudunk kódolni.
Az adatbázis eléréséhez általában szükséges egy azonosító és egy jelszó. Minden felhasználó számára megszabott, hogy mihez férhet hozzá. A jogokat a rendszeradminisztrátor kezeli.